LISTE DE CONTRÔLE DE L’EMPLOYEUR : COMMENT ÉVALUER UNE DEMANDE D’OBTENTION DE MESURES D’ADAPTATION

  • L’employé a demandé des mesures d’adaptation.
    • MISE EN GARDE : Il n’est pas obligatoire que l’employé fasse savoir à l’employeur qu’il a besoin de mesures d’adaptation. Si l’employeur a des motifs de soupçonner ou s’il devrait normalement soupçonner, en raison d’un changement important observé dans le comportement ou le rendement de l’employé, que celui-ci a un problème psychologique, souffre de stress ou a un autre type de problème, il doit obtenir les renseignements utiles pour déterminer si une incapacité empêche l’employé de satisfaire aux exigences normales du milieu de travail. Si une incapacité est confirmée, l’employeur effectue une évaluation des mesures d’adaptation nécessaires, en procédant de la manière indiquée ci-dessous. Si l’employé refuse d’admettre qu’il a un problème et n’accepte pas l’assistance qui lui est offerte, l’employeur sera réputé avoir rempli son obligation de vérifier si des mesures d’adaptation sont nécessaires.
  • Vérifier si la demande de l’employé visant à obtenir des mesures d’adaptation ou si votre impression qu’il pourrait avoir des besoins spéciaux justifiant des mesures semblables entre dans la portée du Code des droits de la personne du Manitoba [caractéristiques énoncées au paragraphe 9(2)]. S’il n’existe pas de besoins entrant dans la portée du Code, il n’est pas obligatoire de prendre des mesures d’adaptation en vertu de la législation sur les droits de la personne.
  • Examiner tous les renseignements fournis par l’employé demandant des mesures d’adaptation pour étayer sa demande, notamment les documents médicaux.
  • Prendre en considération les besoins de la personne demandant des mesures d’adaptation et tenir compte de ses suggestions.
  • Si l’employé demande des mesures d’adaptation en raison d’une incapacité, obtenir tous les renseignements médicaux nécessaires de la part de son fournisseur de soins (en plus de ceux que l’employé peut déjà vous avoir fournis).
  • Indiquer à l’employé par écrit, dans la mesure du possible, les renseignements dont vous pourriez avoir besoin pour prendre les mesures d’adaptation (de la documentation sur ce qui a été fait peut toujours être utile).
  • Après avoir obtenu les renseignements qu’il vous faut pour évaluer la demande de l’employé, faire ce qui suit :
  • Répondre à la demande visant à obtenir des mesures d’adaptation dans un délai raisonnable.

ÉVALUATION DES FONCTIONS ACTUELLES

  • Déterminer si l’employé est capable d’exercer ses fonctions actuelles telles quelles.
  • S’il en est incapable, évaluer s’il pourrait exercer ses fonctions actuelles sous une forme modifiée ou réorganisée.
  • S’il ressort que l’employé est incapable d’exercer les fonctions essentielles de son poste actuel, même avec des mesures d’adaptation, mettre cette conclusion par écrit, en précisant les motifs.

ÉVALUATION DES AUTRES POSTES DANS LE MILIEU DE TRAVAIL

  • Si l’employé est incapable d’exercer les fonctions de son poste sous une forme modifiée, déterminer tous les autres postes qu’il pourrait occuper dans l’organisation.
  • Évaluer si l’employé pourrait exercer les fonctions d’un autre poste telles quelles.
  • Si c’est impossible, évaluer s’il serait capable d’exercer les fonctions d’un autre poste sous une forme modifiée ou réorganisée.
  • Déterminer quelles sont les fonctions essentielles de ces postes que l’employé pourrait exercer et quelles sont celles qu’il ne pourrait pas exercer, à cause de ses contraintes.
  • Se demander ce qui pourrait être fait pour permettre à l’employé d’exercer les fonctions de tous les postes possibles.
  • S’il ressort que l’employé est incapable d’exercer les fonctions essentielles d’autres postes, même avec des adaptations, mettre cette conclusion par écrit en précisant les motifs.

DISCUTER DES RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION DU POSTE AVEC LES PARTIES INTÉRESSÉES

  • Demander l’avis de l’employé et, si le personnel est syndiqué, l’avis du syndicat sur ce que l’employé pourrait faire parmi les options proposées par l’employeur.
  • Demander l’avis de professionnels de la santé ou d’autres experts sur ce que l’employé pourrait faire parmi les options proposées.

DÉTERMINER LES MESURES D’ADAPTATION LES PLUS RAISONNABLES ET LES PLUS APPROPRIÉES

  • Il n’est pas obligatoire d’offrir à l’employé les mesures d’adaptation qu’il préfère ou qui lui semblent idéales. Il a uniquement droit à des mesures d’adaptation raisonnables et appropriées.
  • S’il n’est pas possible d’offrir des mesures d’adaptation remplissant complètement les besoins de la personne sans que cela ne représente une charge excessive, essayer de proposer des options les remplissant partiellement.
  • S’il n’est pas du tout possible de prendre des mesures d’adaptation sans que cela ne représente une charge excessive, prendre soin de consigner toute l’information nécessaire pour étayer cette conclusion. Il faut bien noter tous les détails justifiant un refus de prendre des mesures d’adaptation. Si, par exemple, le coût est un facteur, il faut expliquer pourquoi le coût des mesures d’adaptation représente une charge excessive.

MISE EN ŒUVRE DES MESURES D’ADAPTATION

  • Le mot d’ordre est de communiquer le plus possible et de tout mettre par écrit. Communiquer à l’employé par écrit ce qui sera fait ainsi que les conditions.
  • Prendre soin de bien mettre les superviseurs et les collègues au courant de ce qui sera fait, de préciser les motifs et, si leur soutien est nécessaire, de demander leur soutien et de l’obtenir.

SUIVI

  • Faire un suivi pour vérifier si les mesures d’adaptation mises en œuvre répondent aux besoins de la personne qui a présenté la demande.
  • Revoir les mesures d’adaptation si les circonstances ou les besoins viennent à changer (y compris si ces mesures n’ont plus leur raison d’être).